マナークイズ オフィス編
Office Manners Quiz
知っているようで意外に知らない、ビジネスマナーを
岸田輝美がお答えいたします。
オフィスマナー
Q.お客様と一緒のエレベーターの乗り降りはどうすればよいのでしょうか？
①乗り降りとも社員が先
②乗り降りともお客様が先
③乗るときは社員が先、降りる時はお客様が先
答えは②です。
プロトコール(どこの国でも通用するマナー)では乗り降りともお客様が先です。
ただし、エレベーターが混雑していたり、大勢の方をご案内するときなどは「お先に失礼いたします」と一言お断りしておけば問題ありません。
電話マナー
Q.電話を受けましたが、取り次ぎに時間がかかりそうです。「少々お待ちください」と言ってから相手に待ってもらえる限度時間はどれくらいでしょうか？
①20秒以内
②10秒以内
③1分以内
答えは①です。
少々お待ちくださいの「少々」も人によって感じ方は違うものです。
気の長い性格や土地柄ではビジネスの世界は通用しません。
10秒以内は短すぎかもしれませんし、1分は長すぎます。20秒を限度としその時間を超えるようなら「折返し電話をさせます」と早めにお伝えした方が良いです。
メールマナー
Q.仕事の進捗状況をお客様とメールでやり取りをしています。自分の上司にもこのやり取りを確認していてもらいたいと思います。お客様には上司にこのメールが流れていることを知られたくありません。どのようにすればいいでしょうか？
①宛先のToに上司を入れる
②宛先のccに上司を入れる
③宛先のBccに上司を入れる
答えは③です。
toとccではお客様に上司へ送っていることが見えてしまいます。Bccは「ブラインド・カーボン・コピー」で他の方には送られていることがみえません。
報告マナー
Q.取引先から課長宛てに電話がはいりました。課長は来客中です。「折り返します」とお伝えしたところ、先方もこれから出かけるのでまた電話をくれると言ってくれました。電話を切った後どのような行動をとるのが一番いいでしょうか？
①課長の机の上に電話をくれた取引先の方のメモを置いておく
②また電話すると言ってくれたので特に何もしなくて良い
③課長の机にメモを置き、課長が戻ったら、そのことをを伝える
答えは③です。
また電話すると言ったからと課長に報告を怠ると、課長は初めてくれた電話だと思い、話し出します。
このような対応になると取引先は報告ができていない会社だと思い不信感を抱くでしょう。
①のように机の上にメモを置くだけでは見落としてしまうこともあります。念には念を入れて席に戻った課長に一声かけるまでが責任ある報告の仕方です。
続きは講習にてお伝えしております。
ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。